On a embauché un grand nombre de nouveaux vendeurs de publicité en 2009, beaucoup de ces nouveaux employés étaient enthousiastes, jeunes et connaissaient bien les médias sociaux. Naturellement, ils ont commencé à bloguer, à tweeter et à publier sur Facebook des articles sur leur nouvel employeur.
Au début, tout semblait bien se passer. « On aime voir beaucoup d’initiatives dans une startup », explique Josh King, vice-président du développement commercial et avocat général de cet annuaire en ligne d’avocats et de médecins, basé à Seattle depuis trois ans. Mais en vérifiant les mentions sur Twitter, à l’aide d’un outil en ligne gratuit, on a constaté qu’un certain nombre d’employés parlant activement de l’entreprise avaient des photos de profil moins que professionnelles.
« Il y en avait une où quelqu’un avait des boissons à la main, par exemple, et des bouteilles de bière autour », raconte M. King. Ayant compris qu’il n’était probablement ni sage ni possible d’interdire aux employés d’utiliser les médias sociaux ou de mentionner le nom de l’entreprise lorsqu’ils le font, il a commencé à élaborer une politique relative aux médias sociaux pour guider les 50 employés de l’entreprise.
Les comportements offensants et les problèmes d’image sont parmi les problèmes les plus courants qui apparaissent lorsque les employés mélangent l’utilisation professionnelle et personnelle des sites de réseautage social. « Les gens mettent sur leur page Facebook des choses qu’ils ne mettraient normalement pas par écrit », dit-il.
Pour éviter ce genre de problèmes dans votre entreprise, envisagez de rédiger votre propre politique en matière de médias sociaux. Voici trois raisons selon l’agence de création site web pour lesquelles votre entreprise peut bénéficier de l’établissement de directives, même les plus élémentaires.
Raison n° 1 : protéger la réputation de votre entreprise
Une politique en matière de médias sociaux permet aux employés de ne pas hésiter à publier des informations sur votre entreprise sur leurs réseaux sociaux. En règle générale, ils ne doivent rien écrire qu’ils ne voudraient pas voir en première page de leur journal local.
L’approche de King a consisté à élaborer une politique d’une page qui met l’accent sur le professionnalisme avant tout. « À bien des égards, c’est comme si vous étiez à une fête et que vous parliez de votre entreprise », explique-t-il. « Vous n’allez pas monter sur une table avec un abat-jour sur la tête ».
Ses directives sur les médias sociaux, qui ont été envoyées par courrier électronique et incluses dans le manuel des employés, rappellent aux adeptes des médias sociaux de l’entreprise que « le contexte compte ». Il fournit également des conseils spécifiques sur des sujets tels que les photos de profil acceptables et la manière de réagir si un journaliste contacte ses employés via leurs réseaux personnels.
Raison n° 2 : minimiser la confusion autour de questions juridiques obscures.
Les politiques relatives aux médias sociaux peuvent également aider les entrepreneurs et les gestionnaires à éviter les erreurs. Par exemple, il cite le cas d’un restaurant du New Jersey qui a trébuché lorsqu’un directeur a licencié un employé après avoir lu des plaintes concernant l’entreprise sur une page privée de médias sociaux à laquelle il avait secrètement eu accès. Entre autres allégations, l’entreprise a été accusée d’avoir violé les lois fédérales sur l’écoute électronique.
Ces [incidents] peuvent impliquer des crimes très graves », une ressource pour les entrepreneurs à la recherche de conseils sur les médias sociaux. Le site fournit une base de données gratuite et consultable de plus de 150 politiques de médias sociaux utilisées par d’autres entreprises et organisations.
Raison n° 3 : mieux faire connaître votre marque.
Une politique de médias sociaux peut faire plus qu’éviter les problèmes. « Trop souvent, les organisations considèrent les politiques en matière de médias sociaux comme une liste de restrictions. Mais des directives claires peuvent aussi aider les employés à comprendre comment ils peuvent utiliser les médias sociaux pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Par exemple, les politiques devraient indiquer aux employés comment ils peuvent commenter les blogs ou les réseaux sociaux afin de renforcer la notoriété de la marque et de générer du trafic vers le site de l’entreprise.
En ce qui concerne King, lorsque les employés mentionnent Avvo sur leurs réseaux sociaux, la coordination est désormais assurée par le service marketing de l’entreprise. Bien que les employés ne soient pas tenus d’approuver à l’avance chaque message sur Twitter, par exemple, ils sont censés parler avec les dirigeants de l’entreprise avant de lancer toute nouvelle page de médias sociaux spécifiquement liée à Avvo.
« Nous avons demandé à quelques personnes de changer leur photo de profil et il n’y a pas eu un seul problème depuis six à huit mois que nous avons mis en place ce système », ajoute-t-il.
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